Quản lý tài liệu dễ dàng

Quản lý tài liệu hiếm khi là hoạt động kinh doanh cốt lõi của một tổ chức. Tuy nhiên, nhân viên dành nhiều thời gian để quản lý và kiểm soát tài liệu. Đây là thời gian và năng lượng có thể được dành cho việc kinh doanh cốt lõi thay thế.

M-Files cho phép bạn tự động hóa việc quản lý tài liệu một cách dễ dàng và hiệu quả để thông tin bắt đầu hoạt động cho bạn thay vì ngược lại.

Bảo vệ tài liệu của bạn và đảm bảo quyền truy cập

Trong bất kỳ doanh nghiệp nào, bạn cần đảm bảo rằng đúng người và chỉ đúng người, có quyền truy cập vào một số tài liệu nhất định. Quản lý quyền người dùng và quyền truy cập trong cấu trúc dựa trên thư mục truyền thống cần tài nguyên và yêu cầu công việc thủ công, đặc biệt khi có thay đổi trong tổ chức.

Hệ thống quản lý tài liệu M-Files cung cấp một cách tốt hơn và dễ dàng hơn.

Quyền truy cập trong M-Files là động và dựa trên siêu dữ liệu. Quyền có thể dựa trên bất kỳ số lượng tiêu chí nào, như loại tài liệu, dự án hoặc trường hợp liên quan đến hoặc trạng thái quy trình công việc. Khi thay đổi xảy ra trong tổ chức hoặc nhóm làm việc, các quyền cũng tự động thay đổi. Tài liệu luôn có sẵn cho đúng người.

Các quyền người dùng dựa trên vai trò tự động này cho phép bộ phận CNTT của bạn tập trung vào hỗ trợ doanh nghiệp thay vì cập nhật thủ công quyền truy cập của người dùng.

Tìm tài liệu phù hợp khi bạn cần

Nộp các tài liệu để đồng nghiệp của bạn có thể tìm thấy chúng có thể là một rắc rối. Không thể biết liệu đồng nghiệp của bạn đã lưu hợp đồng trong thư mục khách hàng, thư mục dự án hay vào thư mục thỏa thuận.

Trong M-Files, các tài liệu DMS luôn được lưu vào kho lưu trữ của vault và được mô tả bằng các thuộc tính siêu dữ liệu. Thay vì chọn thư mục, bạn chỉ cần biết loại tài liệu bạn đang lưu và gắn thẻ cho đúng khách hàng hoặc dự án.

Bạn có thể sắp xếp nội dung bằng cách tạo các chế độ xem động liệt kê các tài liệu và thông tin khác dựa trên bất kỳ tiêu chí nào: theo khách hàng, theo dự án, theo ngày hết hạn, theo loại tài liệu hoặc theo tác giả, chẳng hạn. Phím tắt đến "Tài liệu mới nhất" của bạn cho phép bạn tìm thấy các tài liệu bạn đang làm việc rất nhanh. Ngoài ra, tất cả nội dung được lập chỉ mục cho tìm kiếm toàn văn.

Làm việc ngay với phiên bản gần đây và mới nhất

Trong một thiết lập dựa trên thư mục truyền thống, việc quản lý các phiên bản tài liệu có thể là một nỗi đau thực sự. Một phiên bản nằm trong thư mục mạng, một phiên bản trong hộp thư đến email của bạn, một phiên bản nằm trên máy tính để bàn của người khác, v.v.

Với hệ thống quản lý tài liệu M-Files, bạn luôn có một phiên bản hiện tại của bất kỳ tài liệu nào. Mọi người đều làm việc với cùng một phiên bản và lịch sử phiên bản sẽ được lưu tự động. Vì vậy, một khi bạn tìm thấy tài liệu bạn cần, bạn luôn biết đó là phiên bản mới nhất. Tìm hiểu thêm về kiểm soát phiên bản tài liệu M-Files .

Hợp tác và chia sẻ hiệu quả

Với M-Files, việc cộng tác và chia sẻ thông tin với đồng nghiệp, đối tác, khách hàng và các bên bên ngoài khác rất dễ dàng và hiệu quả.

Bạn có thể chia sẻ một liên kết đến tệp trong M-Files mà không cần gửi một bản sao thực sự của tệp, điều này đảm bảo mọi người đều có quyền truy cập vào một phiên bản chung. Các liên kết này thậm chí có thể được chia sẻ với những người bên ngoài không có M-Files.

Các công cụ cộng tác tích hợp, chẳng hạn như chú thích, giúp việc đồng tác giả trở nên dễ dàng và hiệu quả. Và bạn có thể sử dụng bất kỳ thiết bị nào, thậm chí là điện thoại di động để cộng tác trên các tài liệu.

Hỗ trợ cho tất cả các loại tài liệu - ngay cả email

M-Files hỗ trợ tất cả các định dạng tài liệu, từ các tệp Microsoft Office đến các định dạng hình ảnh phổ biến nhất và các tệp AutoCAD.

M-Files cũng được tích hợp với Microsoft Outlook, cho phép bạn lưu trữ các email và tệp đính kèm quan trọng trong kinh doanh để bảo quản lâu dài.

Tự động hóa quy trình quản lý tài liệu

Quản lý tài liệu thường là một yếu tố hỗ trợ kinh doanh, không phải là hoạt động kinh doanh cốt lõi. Do đó, có lợi khi tự động hóa nó càng nhiều càng tốt để cho nhân viên làm việc với một cái gì đó có lợi nhuận.

Hệ thống quản lý tài liệu M-Files cho phép bạn ngừng làm việc để lấy thông tin và thay vào đó, đặt thông tin để làm việc cho bạn.

Bạn có thể thiết lập quy trình làm việc tự động để hỗ trợ các quy trình kinh doanh của mình và để hệ thống đảm nhiệm toàn bộ vòng đời quản lý tài liệu.

Truy cập tài liệu mọi lúc, mọi nơi và với mọi thiết bị

Nhu cầu truy cập và quản lý tài liệu không phải lúc nào cũng thuận tiện trong giờ hành chính.

M-Files hoạt động với mọi thiết bị, cho phép bạn truy cập và làm việc với các tài liệu trong các thư mục mạng bằng thiết bị di động của bạn. Có quyền truy cập chưa từng có vào thông tin có liên quan thông qua M ‑ Files mang lại sự linh hoạt trong suốt quá trình kinh doanh của bạn, ngay cả khi bạn ngoại tuyến.

Quản lý tài liệu chỉ là sự khởi đầu

Quản lý tài liệu, mặc dù quan trọng cho sự thành công trong kinh doanh, chỉ là sự khởi đầu. Nếu bạn chỉ quản lý một số tài liệu nhất định trong một kho lưu trữ cụ thể, bạn không thể đạt được đầy đủ lợi ích của hiệu quả thực sự.

M-Files cho phép bạn vượt ra ngoài quản lý tài liệu truyền thống. Bạn có thể tìm, quản lý và chia sẻ tài liệu và các thông tin khác như trường hợp, độ lệch chất lượng và kết quả kiểm toán trên tất cả các hệ thống và kho lưu trữ và sử dụng mọi thiết lập nền tảng: tại chỗ, đám mây hoặc kết hợp. Và bạn có thể hưởng lợi từ việc quản lý thông tin tự động và thông minh dựa trên trí thông minh nhân tạo, đồng thời tận hưởng sự dễ dàng sử dụng của một giao diện người dùng thông thường và trải nghiệm người dùng. Đây là cách tiếp cận M-Files để quản lý tài liệu và chúng tôi gọi đó là Quản lý thông tin thông minh .