Tại sao bạn cần quản lý nội dung doanh nghiệp?

• Tìm nội dung của bạn dễ dàng hơn - với hệ thống quản lý nội dung doanh nghiệp phù hợp, bạn có thể tìm tài liệu nhanh chóng và hiệu quả, thậm chí trên các hệ thống và kho lưu trữ khác nhau
• Quản lý tất cả các loại nội dung , cả dữ liệu có cấu trúc và không cấu trúc
• Thêm quy trình công việc vào nội dung của bạn - tự động hóa công việc văn phòng với quy trình công việc hỗ trợ quy trình kinh doanh của bạn và để nhân viên của bạn tập trung vào các nhiệm vụ gia tăng giá trị hơn
• Tìm nội dung dựa trên nội dung chứ không phải nơi lưu trữ - M-Files ECM được điều khiển siêu dữ liệu, điều đó có nghĩa là bạn không còn phải lo lắng nơi lưu trữ thông tin
• Hãy để trí tuệ nhân tạo giúp bạn hợp lý hóa các hoạt động hàng ngày - M-Files sử dụng trí thông minh nhân tạo để giúp bạn tối ưu hóa công việc văn phòng

Tìm thông tin đúng một cách nhanh chóng

Khi bạn cần nội dung, bạn thường không biết tìm nó ở đâu. Ai đã cứu nó? Nó được lưu trữ ở đâu - một thư mục mạng, SharePoint, Dropbox hoặc trên màn hình của ai đó? Và khi bạn tìm thấy nội dung, làm sao bạn biết đó có phải là phiên bản mới nhất không?

M-Files tổ chức nội dung dựa trên nội dung chứ không phải ở đâu. Tài liệu được gắn thẻ với thẻ siêu dữ liệu tự động hoặc thủ công mô tả nội dung: loại tài liệu là gì, khách hàng và trường hợp nào liên quan đến, ai sở hữu nội dung và khi nào hết hạn. Bạn không còn phải quyết định thư mục lưu vào, chỉ cần lưu tệp vào M-Files và mô tả nó với siêu dữ liệu. Sau đó, M-Files tự động sắp xếp nội dung và cho phép người dùng truy cập nội dung đó theo đúng ngữ cảnh: theo khách hàng, theo trường hợp, theo ngày hết hạn, theo chủ sở hữu tài liệu hoặc theo loại tài liệu.

Truy cập mọi lúc, mọi nơi và với mọi thiết bị

Bạn có cần phê duyệt chi phí đi lại, đưa ra nhận xét cho đồng nghiệp, trả lời RFP ngoài giờ hành chính hoặc tra cứu dữ liệu khách hàng trên đường không? Không phải lo lắng, M-Files cho phép bạn quản lý nội dung mọi lúc, mọi nơi và với mọi thiết bị . Bạn thậm chí có thể truy cập nội dung ngoại tuyến.

Tự động hóa quản lý nội dung

Quy trình quản lý nội dung tự động có thể làm cho văn phòng của bạn làm việc hiệu quả hơn nhiều. M-Files quản lý quy trình công việc và thông báo cho bạn khi cần phải hoàn thành công việc.

Những quy trình làm việc tự động này cũng giúp bạn tuân thủ các quy định, tiêu chuẩn và yêu cầu tuân thủ một cách dễ dàng. Với M-Files đang làm việc cho bạn, bạn có thể tập trung vào phát triển doanh nghiệp của mình.

Đảm bảo truy xuất nguồn gốc và bảo mật dữ liệu

Với M-Files, mọi người đều làm việc với phiên bản tài liệu mới nhất và lịch sử thay đổi được lưu trữ tự động. Điều này không chỉ có nghĩa là không có nhiều bản sao, mà bạn luôn có thể theo dõi và khôi phục tài liệu trở lại phiên bản cũ hơn.

Quyền truy cập dựa trên siêu dữ liệu và quyền người dùng giúp bạn đảm bảo rằng nội dung chỉ có thể truy cập tự động đến đúng người và đúng người. Quyền truy cập có thể được xác định bởi một loạt các tiêu chí như vai trò, bộ phận, dự án, trạng thái dòng công việc, v.v.

Hợp tác dễ dàng

Cho dù bạn cần chia sẻ nội dung, cộng tác với đồng nghiệp hoặc trao đổi thông tin với các bên ngoài, M-Files cho phép bạn thực hiện điều đó một cách dễ dàng và an toàn.

Thay vì gửi phiên bản tài liệu qua lại, bạn có thể sử dụng các liên kết có thể chia sẻ để mọi người tham gia (tùy thuộc vào quyền truy cập) có thể truy cập, nhận xét, chú thích và chỉnh sửa nội dung. Và không cần phải rắc rối với kiểm soát phiên bản thủ công vì mọi người luôn làm việc với cùng một tài liệu. Tìm hiểu thêm về khả năng cộng tác M-Files .

Khai thác sức mạnh của thông tin

Lượng thông tin đang tăng theo cấp số nhân. Trong thực tế, cứ sau hai năm, nó lại tăng gấp đôi. Chỉ một phần thông tin đó có liên quan đến doanh nghiệp. Nhưng làm thế nào bạn có thể phân biệt nội dung quan trọng trong kinh doanh với vô số dữ liệu chưa được phân loại và chưa được phân loại?

M-Files có thể thu thập dữ liệu vào hệ thống và kho lưu trữ của bạn, nhận dạng các mẫu dữ liệu và gắn cờ nội dung cần quản lý bổ sung. Do đó, bạn đạt được hiệu quả hoạt động cao hơn bằng cách sử dụng thông tin quan trọng trong kinh doanh và để nội dung dư thừa hoặc lỗi thời ở đúng vị trí của nó.

Hãy sẵn sàng cho kỷ nguyên mới của quản lý nội dung doanh nghiệp

Tìm, quản lý và chia sẻ nội dung từ bất kỳ hệ thống hoặc kho lưu trữ nào với bất kỳ thiết bị nào. Sử dụng nền tảng của sự lựa chọn của bạn, cho dù đó là tại chỗ, đám mây hoặc lai. Và hưởng lợi từ các đề xuất siêu dữ liệu tự động và hỗ trợ trí tuệ nhân tạo khác.

Đây là kỷ nguyên mới của quản lý nội dung doanh nghiệp:

• Điều khiển siêu dữ liệu tìm và hiển thị nội dung theo ngữ cảnh
• Hệ thống và kho lưu trữ trung tính cho phép truy cập vào tất cả nội dung
• Thông minh và thích ứng thông qua trí tuệ nhân tạo cho phép bạn tập trung vào nội dung có liên quan
• Dễ sử dụng, nhưng đầy đủ tính năng để quản lý nội dung hiệu quả
• Có thể mở rộng để hỗ trợ toàn bộ doanh nghiệp của bạn với quy trình làm việc tự động phù hợp với quy trình kinh doanh của bạn.

Đây là những gì chúng ta gọi là Quản lý thông tin thông minh .